چگونه در مه رانندگی می کنید؟!

شفاف سازی در شرکت ها

افرادی را تصور کنید که با دید خیلی ضعیف در حال انجام کارهای مهم و تخصصی هستند! چه اتفاقی می افتد؟ درست است؛ درک درستی از کارها وجود ندارد، ممکن است کارها اشتباه انجام شوند و به کندی پیش بروند و همچنین دقیق انجام نشوند و مواردی از این قبیل که بازدهی را پایین می آورند و در رسیدن به هدف اختلال بوجود می آورند.

این دقیقا مثال کارمندانی است که در مجموعه هایی با عدم شفافیت کار می کنند. همه ما دوست داریم مجموعه ای زنده، پویا، هدفمند و سودآور داشته باشیم اما نکته اینجاست، وقتی شرکت ما در ابری از ابهام و احیانا ندانستن مقصد در حال حرکت است چطور می توانیم توقع محقق شدن اهدافمان را داشته باشیم؟

در این شرایط شفاف سازی چاره کار ما است.

به زبان ساده شفاف سازی یعنی پنهان نکردن اطلاعات کارآمد از کارمندان است. این اطلاعات می توانند مثبت یا منفی باشند. اطلاعات مثبت اطلاعاتی هستند که برای هر چه بهتر انجام شدن کارها، دانستن آنها ضروری است اما متاسفانه یکی از کارهایی که عده ای از مدیران برای نشان دادن سلسله مراتب در شرکت خود به آن دست می زنند پنهان کاری مطالب است. به این معنی که هر کس اطلاعات کمتری از اوضاع شرکت داشته باشد در رده پایین تری قرار دارد. این موضوع در موارد منفی هم صادق است. برخی مشکلات وجود دارند که پنهان کردن آنها خود بوجود آورنده مشکل دیگری است. به عنوان مثال شکاف های محیطی که در خارج از شرکت وجود دارد و قابل حل نیستند و شرکت مجبور به پذیرش آنهاست. دانستن این موضوع باعث می شود کارمندان حس همدلی بیشتری داشته باشند و سطح توقعات آنها در حد معقول قرار بگیرد. دانستن این موضوع فشار زیادی را از دوش شرکت بر میدارد.

البته شفاف سازی به معنی افشای اطلاعات محرمانه شرکت نیست بلکه در اختیار گذاشتن هر آن چه در بهتر انجام شدن کارها موثر است، می باشد.

شفاف سازی می تواند هم از سمت مدیران و هم از سمت کارمندان صورت بگیرد. خیلی وقت ها مدیران ارشد از مشلاتی که حیطه تخصصصی کارمندان وجود دارد بی خبرند و اگر کارمند مهارت کلامی و شهامت لازم را نداشته باشد بیشتر بصورت توجیه، بهانه جویی و متوصل شدن به موضوعاتی که ربطی به مشکل ندارند، از زیر بار مسئولیت خود شانه خالی می کند.

مزایای شفاف سازی

حس تعلق حس امنیت. وقتی افراد در جریان امور قرار میگیرند خود را متعلق به مجموعه و به نوعی مجموعه را متعلق به خود میدانند. این مسئله به افراد حس ارزشمندی داده و خود را در سرنوشت شرکت موثر میدانند. با اعتماد به نفس بالاتری کار می کنند و بازدهی بهتری خواهند داشت.

بالا بردن روحیه تیم ورک. وقتی اعتماد به نفس در فرد بالا میرود و احساس می کند جایگاه خود را پیدا کرده است، سعی در نمایش و اثبات خود ندارد و میتواند در کنار بقیه افراد به هم افزایی بیشتر و کارهای تیم ورک رقبت بیشتری نشان دهد.

اعتماد سازی. دو موردی که در بالا به آن ها اشاره شد به شدت در اعتماد سازی موثرند.

پیشگیری از غافلگیر شدن و اقدام به موقع. خیلی از مواقع موقعی از موضوع باخبر می شویم که کار از کار گذشته و یا با صرف هزینه و زمان زیاد کار را به روال خود برگردانیم این در حالی است که اگر زودتر مشکل را حل می گردیم بسیار ساده تر و کم هزینه تر بود.

انتخاب صحیح در موقع استخدام افراد کارآزموده. افراد خبره دوست ندارند در ابهام و پیچیدگی کار کنند. عدم شفافیت باعث از دست دادن توفق همکاری ما با افراد کارکشته می شود و از طرفی در حین استخدام اگر اهداف روشنی داشته باشیم متقاضی کار تکلیف خود را میداند و اگر حس کند از عهده آن بر نمی آید ریسک نخواهد کرد.

کم شدن حاشیه ها و تمرکز روی کار. این موضوع بیشتر برای مشکلات صادق است. گاهی مشکل در حد یک جمله است اما خدا نکند یکی از کارمندان کلمه ایی از این جمله را بفهمند آن وقت است که کتابها برای آن نوشته میشود. پس از ابتدا خودمان همان یک جمله را بگوییم و خلاص!

راهکارهای کلیدی

اطلاع از اهداف شرکت. طبق آیین نامه ای که در ابتدای شکل گیری شرکت نوشته شده، افراد را از اهداف شرکت باخبر کنید تا بدانند برای پیشرفتن باید به کدام سمت پارو بزنند.

شرکت در جلسات مرتبط و امکان تبادل اطلاعات و استفاده از تجربه و تخصص افراد. اغلب اوقات جلساتی تشکیل می شود که گوینده واحدی دارد و مثل این است که بقیه اعضا فقط در جهت تایید صحبتهای گوینده در آن جا حضور دارند! جلسات فعال تری برگزار کنیم به افراد اجازه صحبت کردن و مطرح کردن مسائلشان را بدهیم و پاسخگوی سوالاتشان باشیم. درست است که مدیران تجربیات زیادی دارند اما شنیدن تجربه کارمندان هم خالی از لطف نیست و می تواند راهگشای بسیاری از مشکلات باشد.

پیوستگی و استمرار. اگر شفاف سازی در بازه های زمانی کوتاه تری اتفاق بیفتد. جلسات کوتاه تر و موثرتر خواهند بود.

روابط دوستانه در عین حفظ جایگاه ها و احترام متقابل. فراموش نکنیم که روابط صمیمی باعث اعتمادسازی بیشتر میشود اما در حدی نباشد که حرمتها زیر پا گذاشته شود. در کمال اقتدار و ابهت می توان مدیری مهربان و دوستی صمیمی بود.